A könyvelés, vagyis a vállalkozások számláinak, bevallásainak vagy akár pénzügyeinek kezelése összetett feladat, és nem is a közeljövőben kerülnek bajba az ezzel foglalkozó cégek. Azonban az világosan látszik a jelenlegi piaci trendekből, hogy a jövőben egyre kevesebb adminisztratív feladat hárul majd a vállalkozásokra, amivel a könyvelőirodák munkáinak egy része is eltűnhet.
Hogyan lehet erre felkészülni, hogy ne a mi könyvelőirodánk legyen az, akinek le kell húznia a rolót?
Felpörögtek az események a számlázási piacon az elmúlt években. Jelenleg ott tartunk, hogy a legtöbb vállalkozás átállt online számlázásra, ami azzal jár, hogy nemcsak egyszerűbben állít ki számlákat, de mindenféle statisztikákat is könnyen lekérhet, valamint a számláit a szoftvert biztosító cég automatikusan lejelenti a NAV felé. Nemsokára általános lesz, hogy a bankok is összekapcsolódnak a számlázókkal, és a kiegyenlített számlákat is automatikusan láthatja mindenki, egyre kevesebb felesleges és repetitív feladattal jár majd ez a folyamat, valamint a bankok, az adóhatóság és a vállalkozások közvetlenebb összeköttetésben lesznek. Feleslegessé válhatnak a lejelentések.
Ha pedig ilyen sok könnyítési lehetőség van/lesz a számlázóprogramok kezében, nem kizárt, hogy egyre bővítik ezek körét, és hagyományosan könyvelőirodáktól igénybe vett feladatokat is átvesznek, automatizálnak. Egy képzett könyvelő vagy adótanácsadó így is nagyon hasznos lesz egy apró vállalkozásnak, azonban előfordulhat, hogy egyre kevesebb feladatra bízzák majd meg őket, és egyre kevesebb pénzt tudnak kérni az ügyfeleiktől, hacsak nem tudják magasabbra pozícionáli a szolgáltatásaikat.
Mit lehet tenni ilyen helyzetben?
Természetesen a jövőt, különösen a 3-4 év múlva tapasztalható állapotokat szinte lehetetlen megjósolni. Amit tehet egy könyvelőiroda ma, az az, hogy a mostani piacon igyekszik feljebb pozicionálni magát. Úgy készülhet fel azokra az időkre, amikor a kisebb, kevésbé jó könyvelőirodák bezárnak, hogy ő akkorra már a jobbak közé tartozik, és nem marad le a mai versenyben. Pénzügyi tanácsokat ad, képzi a kollégáit, hangsúlyt fordít a marketingre (például jó minőségű weboldalt tart fenn), hatékony online kommunikációs csatornákat épít ki, és nem utolsósorban a cége informatikai hátterét is naprakészen tartja.
Ha a könyvelőirodák informatikai érettségét vizsgáljuk, valahol a lista alján találjuk azokat, akik még mindig lokálisan dolgoznak, és az irodában futtatják a könyvelőszoftvert szerverről, amihez a kollégák munkaidőben kapcsolódhatnak. A nap végén mindenki kilép, a számítógépeket lekapcsolják, jó esetben egy RAID rendszer gondoskodik az adatvesztés elkerüléséről, rosszabb esetben imádkozhatnak, hogy reggel bekapcsolódjon a szerver.
Ráadásul épp ezek az irodák vannak abban a helyzetben, hogy nagyon kevés ráfordítással rendkívüli módon megemelhetik a munkavégzésük minőségi szintjét, sokkal gyorsabban, hatékonyabban, és biztonságosabban dolgozhatnának. Hiszen elég egy bérszervert vagy akár csak egy VPS-t bérelni egy az adatbiztonságot maximálisan szem előtt tartó, párhuzamos betáplálásokkal, UPS-parkkal, dízelaggregátorokkal és hatalmas rendelkezésre álló sávszélességgel rendelkező szolgáltatónál, erre feltelepíteni a szoftvert, és rögtön sokkal nagyobb biztonságban, és az esetek túlnyomó részében gyorsabban is dolgozhatnak. Ha belassul a rendszer, egy kattintással igényelhetnek plusz erőforrásokat, a fizikai rendszer karbantartását, javítását pedig szakemberek végzik nagyon gyorsan, nekik ezzel többé már nem kell foglalkozniuk. Ráadásul éjjel-nappal elérhető a szoftver bárhonnan, így nem kell az irodában ülniük egymás mellett a könyvelőknek, ami ezekben a járvány sújtotta időkben egyébként sem a legjobb ötlet.
Az ilyen “költözéshez” néhány egyszerű technikai kérdést kell megvizsgálni a jelenlegi rendszerben. Például jó, ha a jelenleg használt programunk nem 16 bites (ha Windows 7-en futott, akkor valószínűleg nem lesz baj), így Remote Desktop programmal lehetséges a kapcsolódás. A legjobb, ha állandó IP címmel rendelkezünk ehhez.
Ez az egyik megoldás, a másik az, hogy licencelnek egy könyvelőszoftvert, amihez jár a megfelelő szerverszolgáltatás is. Ha emellett döntünk, nem árt megtudni, milyen szolgáltató végzi a háttérben a szerverek üzemeltetését, és milyen biztonságot kínálnak a váratlan leállások és támadások esetére. Mi a RackForestnél nem ajánlunk olyan szolgáltatót, aki kevesebbet ad, mint mi, hiszen szerintünk ez az a biztonsági szint, amit az ügyfelek megérdemelnek.
A holnap kihívására úgy tudunk felkészülni, hogy már ma elkezdünk fejlődni, és nem maradunk le. Mert ami bőven elég, sőt kiemelkedően fejlett technológia volt húsz évvel ezelőtt, az ma már nagyon kevés, és ezzel lemaradunk a versenyben. Nem egy éven belül, de néhány éven belül feltétlenül.
